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正式には内容証明郵便という郵便物の一種です。
内容証明郵便は誰にいつどんな手紙を出したのかを郵政事業庁が証明してくれる制度です。（郵便法63条）
内容といつ送付したのかという日時を証明できます

配達証明付にすれば内容証明が届いた日付も証明できます
内容証明郵便は単に文書の内容を証明するものですが、配達証明を頼むと、それが相手に届いたこととその年月日について証明されます
配達証明を頼むと配達した日を記載したはがきを送付してくれます

もし内容証明の控えをなくしても郵便局に控えが保管されるので安心です

クーリングオフをはがきに解約すると書いてそれをコピーして通知する方法もありますが、たとえ差出人が発送した手紙を事前にコピーしていたとしても、相手が悪質だとあとでクーリングオフの通知のはがきをもらってないなどと主張されたときに、それが正確な文書のコピーであることを証明することは困難です

クーリングオフの通知は、原則として一定の書面の交付を受けた日から８日以内（20日以内）に発信されなければ効力を生じないこととされています。
従ってクーリングオフの通知が決められた時間に発信されたことを確実に証明できるようにしておく必要があり、はがきより料金はかかりますが内容証明郵便が確実です

内容証明の書き方

内容証明には字数に制約があります

内容証明は1枚に書ける文字数が決まっていて、1行に20字以内、1枚に26行です

用紙もなんでもかまいません。縦書き、横書きは自由です。手書きでもワープロでも構いません。

手書きの場合は、一般的によく使われている、赤枠で赤いマス目の内容証明用の用紙が市販されているのでこれを使うと簡単です

内容証明郵便は、同じ文面のものを3通用意しなければなりません。1枚書いたら2通コピーすればいいでしょう

内容証明の本文1通と謄本（コピー）2通の計3通が必要です。1通は相手に送り、1通は郵便局に保管し、1通は差出人の控えとして返されます

年月日・住所・氏名　を文書の中に、必ず書かなければなりません

内容証明文書以外のものは同封することはできません

差出人の氏名の下（縦書き）または右（横書き）に捺印します

2枚以上になる場合には、各ページの間に割印が必要です。つまり、2枚にまたがって印を押すことになります。

「訂正」や「挿入」や「削除」をする場合には、その「字数」「箇所」を欄外か末尾の余白に記入して押印しなければなりません
訂正は、通常、該当文字に二重線を引き、正しい文字を横に書き加え、該当個所の上部欄外（または末尾余白）に「2字訂正」「3字加入」などと書いて、そこに差出人のところで捺印した印鑑と同じもので捺印します。削除のみ・加入のみも同じです